Cloud-Dienste sind im Jahr 2022 so allgegenwärtig, dass wir sie nutzen, ohne es zu merken. Streamen Sie Musik, Filme oder Fernsehen? Sie sind in der Cloud. Sichern Sie Ihre Fotos auf Ihrem Handy? Die Cloud. Online-Tabellenkalkulation oder Textverarbeitungssoftware? Cloud. Videospiele streamen? Und so weiter.
Die Cloud ist überall. Sie hat bereits große Teile der Infrastruktur ersetzt, nicht nur in Haushalten, sondern auch in Büros. Der Wechsel auf Cloud-Dienste erfolgt fast automatisch. Tatsächlich beginnen viele kleine und mittlere Unternehmen mit der Cloud: Tische, Stühle, Laptops, Drucker, gelegentlich ein Whiteboard – das ist ihre Infrastruktur.
Wie das Streaming von Unterhaltungsprogrammen und zahlloser anderer Software-, Plattform- und Infrastrukturdienste ist auch das Druckmanagement ein weiterer Technologiebereich, der durch das Cloud Computing verbessert wird. Der Wunsch liegt auf der Hand: Abschaffung der Druckserver vor Ort und Nutzung der Cloud für Ihre Druckumgebung. Aber es steckt ein bisschen mehr dahinter.
Lassen Sie uns mit einer einfachen Frage beginnen:
Warum sollte die Druckverwaltung in die Cloud verlagert werden?
Die Antwort ist nicht so einfach. Die Nutzung von Cloud-Diensten ist eine Sache, aber wenn Sie mit der Positionierung der Cloud beginnen wollen, brauchen Sie ein tiefes Verständnis für alle ihre Elemente. Für alle, die mit der Cloud liebäugeln, wollen wir daher die Begriffe und Konzepte der Cloud in der Welt des Druckmanagements definieren.
Das Druckmanagement in der Cloud hat seine Vorteile, aber auch seine Schattenseiten. Bei der Umstellung auf das Druckmanagement in der Cloud muss man daher nach dem Prinzip „zwei Schritte vorwärts, einen Schritt zurück“ vorgehen. Die entscheidenden Worte sind hier vorwärts und zurück. Es wäre falsch, die Cloud als „perfekten Lösung“ zu bezeichnen. Die Magie besteht darin, dass man über die Kompromisse sprechen kann.
3 Vorteile/Kompromisse bei der Verlagerung Ihres Druckmanagements in die Cloud
1) Vereinfachung vs. Kontrolle
Cloud Computing ermöglicht es uns, die Nutzung von Technologie zu vereinfachen. Wenn es zu Ihrer Druckumgebung passt, brauchen Sie sich nicht um die Wartung der Druckserver hinter den Kulissen zu kümmern. Das kann jemand anderes übernehmen. Viele Privatpersonen und Unternehmen sind mit Cloud-Diensten wie Google Workspace, Microsoft 365 und weiteren daran gewöhnt.
Die Tatsache, dass die Infrastruktur vor Ort verwaltet werden muss, passt nicht allen Privatpersonen und Unternehmen. Im Jahr 2022 und darüber hinaus brauchen Kunden und Endnutzer Alternativen zum traditionellen Druck-Ökosystem.
Je weniger bewegliche Teile, umso einfacher. Der Nachteil ist, dass Sie möglicherweise weniger Kontrolle haben. Manche Menschen ziehen es vor, nicht unter die Motorhaube ihres Autos zu schauen. Sie müssen nicht sehen, wie sich die Kolben bewegen oder die Zahnräder knirschen. Für andere ist der Blick unter die Motorhaube eine wichtige Funktion. Kann Ihre Druckumgebung von der Einfachheit profitieren, oder müssen Sie die Motorhaube öffnen?
2) Kostenflexibilität und -elastizität gegenüber Vorhersehbarkeit
Cloud-basiertes Drucken reduziert nicht nur Ihre Infrastruktur, sondern bietet auch Vorteile bei der Wartung. Wir alle kennen diese Vorteile. Wir nutzen bereits verschiedene abonnementbasierte Cloud-Dienste wie Microsoft Azure, Microsoft 365, Google Workspace, AWS und so weiter. Die Wartung der Hardware wird für Sie erledigt.
Es besteht kein Zweifel daran, dass Self-Hosting im Allgemeinen billiger ist, wenn man das Fachwissen vor Ort hat. Aber was ist, wenn der Erwerb dieses Fachwissens mit Kosten verbunden ist? Verschiedene Unternehmen mit unterschiedlichem Fachwissen werden von verschiedenen Ansätzen profitieren.
Cloud-basiertes Druckmanagement lässt sich schnell implementieren, so dass der Aufwand für Implementierung und Verwaltung geringer ist. Ein weiterer Vorteil ist die automatische Skalierung je nach Bedarf oder Nutzung. In einer selbst gehosteten Welt müssen Sie sich oft auf einen Server festlegen, der Ihren Anforderungen entspricht. Wenn Sie wachsen, müssen Sie einen neuen Server kaufen. In der Cloud skaliert das System automatisch und ist somit flexibel.
Die beiden Schritte nach vorne sind also all diese Flexibilität und Elastizität. Der Schritt zurück? In Ihrer On-Prem-/Self-Hosting-Welt kaufen Sie den Server, es gibt keine Bandbreiten- oder laufende Kosten, alles ist sehr vorhersehbar. Der Nachteil ist also, dass Sie keine Kontrolle darüber haben. Das kann ein Vorteil oder ein Nachteil sein, je nach Druckumgebung.
3) Sicherheit und Compliance vs. Einfachheit
Bei einem On-Premise- oder selbst gehosteten Druckmanagement werden die Daten und die Infrastruktur von Ihnen verwaltet. Sie haben die Kontrolle. Sie wissen, wo sich die Daten befinden und haben vollständigen Zugriff. Sie haben das Steuer in der Hand. Dies ist ein Bereich, in dem die Cloud in Bezug auf Sicherheit und Konformität neutral ist oder einen Verlust darstellt. Sie tauschen einige der oben genannten Vorteile gegen Einfachheit und Flexibilität ein.
Der Vorteil des selbst gehosteten Druckmanagements ist, dass Sie die ganze Zeit das Steuer in der Hand haben. Die Vorteile des Cloud-basierten Druckmanagements liegen darin, dass es von Dritten übernommen wird, so dass Sie nicht so vorsichtig sein müssen und nicht ständig Patches installieren müssen.
Der Anbieter kümmert sich um die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften, nicht Sie selbst. Für einige Unternehmen, in denen Sicherheit und Compliance eine große Rolle spielen, ist dies eine wichtige Überlegung, bevor sie auf Druckmanagement in der Cloud umsteigen.
Warum verlagern Unternehmen ihr Druckmanagement in die Cloud?
Mit dem Aufkommen von Cloud-Services als kosteneffiziente Alternative zu On-Premise-Hardware im Bereich des Druckmanagements stellen immer mehr Unternehmen auf Cloud-basierte Druckmanagementlösungen um. Bei dieser Umstellung müssen wir unsere Geschäftsentscheidungen in voller Kenntnis der Kompromisse treffen.
Laut dem Quocirca Global Print 2025 Report erwarten 73 % der Unternehmen, dass sie in den nächsten fünf Jahren auf Cloud-Druckmanagement umsteigen werden. Cloud-Dienste können die Sicherheit, Skalierbarkeit und Mobilität verbessern. Das Druckmanagement ist zweifelsohne ein Teil dieses Kuchens.
Die Cloud öffnet die Tür für eine flexible, belastbare und zuverlässige Alternative zu herkömmlichen Rechenzentrumsdiensten:
● Spielraum für Erweiterungen und Skalierung
● Senkung der Druckausgaben
● Erhöhter ROI
● Geringere Belastung des IT-Teams
Es ist jedoch wichtig, sich beim Cloud-Druckmanagement an den Ansatz „zwei Schritte vorwärts, ein Schritt zurück“ zu erinnern. Was für Sie das Richtige ist, wird sich mit der Zeit ändern.
Wir arbeiten mit PaperCut zusammen, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, sich in dem für Sie richtigen Tempo weiterzuentwickeln.
Was hat PaperCut mit der Cloud vor?
Mit PaperCut MF haben wir Ihre Cloud-Hosting-Optionen abgedeckt. PaperCut MF Cloud Services bietet eine Reihe von Services über die Google Cloud Platform.
Und PaperCut Hive, die neue Cloud-native Plattform von PaperCut, wurde für Unternehmen entwickelt, die eine Cloud-native Interoperabilität zwischen eingebetteten MFD/MFP/Kopierern suchen.
Wir würden uns freuen, von Ihren Plänen für das Druckmanagement zu hören, ob Cloud-bezogen oder nicht. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf.